【ガリアのイベント戦略講座①｜準備編】公式サイトは「運営の心臓」ーー信頼と効率を最大化するハブ

2026-01-22

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ガリア

皆さん、こんにちは。IT社長のガリアです。

この講座ではイベントの運営について学んでいきたいと思います。イベントを成功させるためには、集客だけでなく「いかにスムーズに運営するか」という視点が欠かせないですよね。
今回は準備編ということで、「自前の公式サイト」を持つべき理由を、参加者、運営、出展者の3つの視点から徹底的に深掘りします！

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なぜSNSだけでは「不十分」なのか？

SNSは情報の「拡散」には素晴らしい力を発揮しますが、情報の「整理」や「信頼」という面では限界があります。公式サイトという「情報の拠点」を持つことで、関わるすべての人に次のようなメリットが生まれます。

① 参加したい人のメリット：迷いと不安を「確信」に変える

参加を検討している人にとって、SNSの情報は断片的な「点」に過ぎません。「何時からだっけ？」「雨が降ったらどうなるの？」……こうした疑問を解決するために、過去の投稿を何分もさかのぼらせるのは、お客様に大きなストレスを与えています。

参加者にとってのメリット

情報のワンストップ化： 公式サイトがあれば、「ここを見ればすべてがわかる」という安心感を与えられます。
アクセスの利便性： Googleマップが埋め込まれていれば、当日の移動もスムーズです。
最新の正解がある： 「SNSの古い情報を見て間違えてしまった」という悲劇を防ぎます。

② 運営側のメリット：問い合わせを「仕組み」で減らし、資産を作る

運営チームにとって最大の敵は、メールや電話で届く「同じ内容の問い合わせ」です。公式サイトをハブにすることで、運営は劇的に効率化されます。

運営側のメリット

問い合わせの自動削減： 「よくある質問（Q&A）」を充実させれば、届くはずだった質問の8割はサイト上で解決されます。
情報の即時修正： 急な変更があっても、サイトを一箇所更新するだけで済みます。SNSで何度も訂正を投稿して、フォロワーを混乱させる必要はありません。
活動実績のアーカイブ化： イベント終了後もサイトを残せば、次回の開催時に「前回の様子はこちらです」と提示できる最高の営業資料になります。

③ 出展側のメリット：運営側との情報共有が円滑に

出展者や協力会社さんにとっても、公式サイトの存在は極めて重要です。特に便利なのが、「関係者限定ページ」の活用です。パスワードをかけたページを作り、そこに出展者さん向けの資料やスタッフ用の緊急連絡先をまとめておく。これ一箇所を更新すれば、全員に最新情報が伝わる。この「情報の鮮度」を守ることこそが、大きなイベントを無事故で終えるための秘訣なんです。

出展者にとってのメリット

紹介しやすい窓口： 出展者さんが自分の顧客に「今度これに出ます」と伝える際、立派な公式サイトがあれば、自信を持って紹介してもらえます。
公平な情報掲載： 出展者一覧を丁寧に紹介することで、出展者側の満足度も上がります。
事務作業の軽減： WordPressなどのパスワード機能を活用して「関係者専用ページ」を作れば、一人ひとりに資料を送り直す手間がゼロになり、ミスのない運営が可能になります。

コストをかけずに公式サイトを立ち上げる

もし会社に既にホームページがあるなら、サーバー代などをかけずにサイトを作る「サブドメイン」を使えば新たな維持費をかけずにイベント専用のサイトを立ち上げることができます。よく分からない場合はエンジニアや制作会社に相談してみてください。相談に費用が発生しそうなら、AIなどで聞いてみるのもありだと思います。
たとえば、さくらインターネットなどの場合、自社サイトがあれば、そのサブドメインは簡単に作ることが可能です。

サイトはWordPressを使って構築するのがベストです。ブログを更新する感覚で運営できるので、多くのスタッフを絡ませることができます。またプラグインが充実しているので、イベントサイトに必要な機能を手軽に実装できます。

イベントサイトはLP（ランディングページ）形式をおすすめします。TOPページからリンクを貼って枝分かれさせるのは、それがPV数やサイトのイベント数をKPIにするのであれば有効ですが、イベントサイトは１ページスクロールさせていけば、全体像が見えるスタイルの方が閲覧者の離脱を防げます。

現状で使えなくても、イベントを開催を機に、WordPressでのサイト構築を学ぶというのもいいかもしれません。サイト構築のスキルが身につけば、自社のサイト運用が劇的に成長します。

WordPressを使えるスタッフがいない場合の「代替手段」

「WordPressが良いのはわかったけれど、扱えるスタッフがいない……」「そんなイチから学ぶ時間や余力はない」という場合もありますよね。そんな時でも、お金をかけずに「公式サイト」の役割を果たせるツールがあります。

STUDIO（スタジオ）などのノーコードツール」：デザインの自由度が高く、パワーポイントを触るような感覚で直感的にサイトが作れます。無料プランから始められ、非常にモダンで綺麗なサイトが完成します。
ペライチ：「1ページの告知サイト」を作るのに特化した日本発のサービスです。テンプレートが豊富で、初心者の方でも短時間で「地図・フォーム・概要」が揃ったサイトを公開できます。
Notion（ノーション）を公開する：最近のトレンドです。社内メモのように情報を書き込み、そのまま「Web公開」ボタンを押すだけ。デザインに凝る必要はなく、情報の「見やすさ」と「更新の速さ」を優先するなら、これほど便利なものはありません。

どのツールを使うにしても大切なのは、「そこに行けば最新情報がある」というURLを一つ決めて、SNSのプロフィール欄に固定しておくことです。